Ik heb een intakegesprek met een leidinggevende van een interne projectmanagementafdeling.
Hij geeft aan dat hij graag meer betrokkenheid wil zien in het team. Regelmatig gebeurt het dat er afspraken worden gemaakt tijdens het werkoverleg die dan later niet worden nagekomen. Dat heeft impact op de voortgang en de resultaten die ze samen kunnen behalen. En het is frustrerend!
Ik vraag hem hoe zijn werkoverleggen verlopen en hij geeft aan dat die juist heel soepel gaan. Als er iets op de agenda staat, worden er wat meningen uitgewisseld, soms zijn er nog wat vragen of opmerkingen, maar meestal zijn ze het snel eens. Het team komt snel tot een besluit.
Dat trekt mijn aandacht. Klopt dat wel? Is er echt zo snel overeenstemming of wordt discussie om wat voor reden dan ook vermeden? Om tot een gedragen besluit te komen waar iedereen zich aan committeert is het namelijk wel nodig dat iedereen eerst zijn mening heeft kunnen geven en zich gehoord voelt.
Hoe kom je daarachter en hoe zorg je dat er echt openlijk van gedachten wordt gewisseld?
Dat een goed conflict noodzakelijk is voor een succesvolle samenwerking kun je lezen in dit blog. En in een ander eerder blog lees je hoe met liefdevolle confrontatie elkaar kunt aanspreken.
Deze keer schrijf ik over jouw bijzondere rol als leider. Hoe kun jij ervoor zorgen dat meningsverschillen niet uit de weg worden gegaan?
Signalen in je team dat het conflict wordt vermeden
Het aangaan van meningsverschillen is niet vanzelfsprekend. Er zijn allerlei relaties, groepen en teams waar de verschillen zo snel mogelijk worden weggepoetst en onder het tapijt worden geschoven. Dat geeft ogenschijnlijk rust en harmonie. Maar schijn bedriegt. Op een gegeven moment zijn de bobbels onder het tapijt zo talrijk dat het een kwestie van tijd is voor je erover struikelt.
Hoe weet je dat er zaken onder tafel of het tapijt verdwijnen?
Allereerst moet je alert zijn als er weinig discussie is tijdens een overleg. Teams die openlijk van mening verschillen hebben over het algemeen levendige vergaderingen. Ze nemen de tijd om een onderwerp goed te onderzoeken en alle meningen van elkaar te horen. Teamleden zijn niet terughoudend in het laten horen van een afwijkende mening. Dus als het wel heel soepel gaat in je team: wees alert.
Ook onrust en ontwijkend gedrag zijn signalen. Plotseling weglopen, met de neus in de papieren zitten of achter de laptop, stilzwijgen of geroezemoes: dit kan erop duiden dat openheid wordt vermeden. Bijzondere situaties zijn die situaties waarin er juist veel wordt gesproken, maar heel weinig wordt gezegd. Dan lijkt het of mensen wel aangehaakt zijn, maar de communicatie blijft een beetje vaag. Er wordt ontwijkend gesproken of een beetje om de hete brei heen gedraaid.
En ja, wat doe je dan als leider van de groep?
Hoe begeleid je jouw team naar het goed aangaan van conflicten?
Conflicten brengen je vaak naar de plek der moeite. Daar waar het spannend of ongemakkelijk is en waar je het liefst kort verblijft. Het helpt als je leert het zelf uit te houden op die plek der moeite en als je leert om je teamleden er naartoe te leiden. Vanuit de intentie om samen vooruit te komen. Wat is daarvoor belangrijk en hoe kun je dat doen?
- Bouwen aan vertrouwen
Als leider van jouw team kun je investeren in het bouwen aan een stevige basis van vertrouwen en veiligheid. Net zoals ruziemaken immers het makkelijkst gaat met mensen die je vertrouwen, is het aangaan van meningsverschillen in een zakelijke context makkelijker als jullie samenwerken vanuit vertrouwen. (In dit blog meer over leidinggeven vanuit vertrouwen)
- Maak afspraken met elkaar over conflicten
Het helpt om afspraken te maken over de wijze waarop jullie met elkaar om willen gaan als het spannend wordt. Een zogenaamd conflictprotocol waar je op terug kunt vallen als conflicten ontstaan of om je bewust te zijn voorafgaand aan het aangaan van een conflict. (In dit blog meer tips)
- Spoor conflicten actief op
Wees alert op non verbale communicatie. De signalen die ik hierboven beschreef (zoals: plotseling weglopen, stilzwijgen, geroezemoes) kunnen erop wijzen dat er iets niet uitgesproken wordt. En sommige gezichten spreken boekdelen. Beschrijven wat je waarneemt en uitnodigen om toelichting te geven, geeft anderen de ruimte om zich zelf uit te spreken.
- Druk potentiële conflicten niet te snel de kop in
Hoe ben jij zelf in het omgaan met conflicten? Kun je het uithouden als het ongemakkelijk wordt? Of ben je, net zoals veel anderen, wellicht ook gericht op harmonie? Ik zie in ieder geval vaak dat leidinggevenden te snel de boel weer in goede banen willen leiden, bijvoorbeeld door snel de aandacht te richten aan de overeenkomsten, in plaats van de verschillen juist te onderzoeken.
- Oefen jezelf in neutraliteit
Het is belangrijk om alle stemmen te horen als er meningsverschillen zijn. En natuurlijk heb je zelf meestal ook een mening, of kun je het beter vinden met het ene teamlid dan met het andere. Vaak luister je, onbewust, makkelijker naar gelijkgestemden. Je kunt het goede voorbeeld geven door je eigen oordeel zo lang mogelijk uit te stellen en alle input even zwaar te wegen.
Jouw bijzondere voorbeeldfunctie als leider in je team
Het vraagt oefening en inspanning om gezonde conflicten te bevorderen in je team. Als leider heb jij een bijzondere rol in de groep. In veel organisaties wordt eerst gekeken naar wat de leider ervan vindt. Je teamleden verwachten ook dat je een mening hebt. En die heb je waarschijnlijk ook. Om ervoor te zorgen dat iedereen zijn eigen mening geeft, is het belangrijk dat je transparant bent en duidelijk aangeeft wat jou mening is. En dat je duidelijk maakt dat je nieuwsgierig bent naar alle andere ideeën.
Ik hoop dat je met dit blog en bovenstaande aandachtspunten je bewuster wordt van je belangrijke rol als voorganger van je team. En dat de tips je helpen om een veilige basis te creëren voor gezonde conflicten.
Meer weten over hoe je in je team elkaar kunt confronteren. op een liefdevolle manier? Lees dan dit blog ‘Elkaar aanspreken door liefdevol te confronteren – hoe doe je dat?’
Regelmatig schrijf ik over authentiek leiderschap en het bouwen van sterke teams vanuit de menselijke maat. Thema’s als persoonlijk leiderschap, inclusie, systemisch leiderschap, succesfactoren voor teams of bijvoorbeeld visie ontwikkeling komen aan de orde. Vind je het fijn om ze in de toekomst direct te lezen? Schrijf je hier in voor mijn maandelijkse inspiratiemailing.
