Ken je dat: naast elkaar praten in plaats van met elkaar praten?
Onlangs werd ik er zelf weer eens mee geconfronteerd. In gesprek met een andere coach ontstond niet de dialoog die er – en daarmee prijs ik mijzelf heel gelukkig – meestal wel is.
Als ik iets zei, reageerde hij er niet op, maar zette er iets naast. Het effect was dat ik mij totaal niet gehoord voelde. En dat ik, in eerste instantie, ging herhalen wat ik al gezegd had. Waardoor we nog meer naast elkaar gingen praten.
Gebeurt dat in jouw gesprekken of vergaderingen ook weleens?
Om elkaar heen draaien in vergaderingen
Ik zie het vaak gebeuren als ik als procesbegeleider bij een MT-overleg ben.
Iemand brengt iets in over het agendapunt. Iemand anders zet er snel iets naast. En weer iemand anders brengt dan ook een idee of mening naar voren. Soms lijkt het nog een beetje op een gesprek, omdat het wel over hetzelfde onderwerp gaat. Maar er wordt niet echt op elkaar ingegaan. Er wordt naast elkaar gepraat, en niet met elkaar.
Het effect is dat niemand zich echt gehoord voelt. En dat heeft effect op de kwaliteit van het overleg. Sommige mensen gaan steeds luider en meer praten. Anderen zeggen juist steeds minder. Weer anderen zonderen zich af, en gaan hun mail lezen terwijl het overleg doorgaat.
Dat moet toch anders kunnen?
Ja, gelukkig kan dat!
Door in dialoog te gaan, wordt jullie overleg weer productief.
Naast elkaar praten leidt tot frustratie. Niemand voelt zich echt gezien of gehoord.
In 3 stappen de dialoog herstellen
Hoe herstel je de dialoog in een werkoverleg dan? Je kunt eenvoudig een aantal stappen volgen om dit voor elkaar te krijgen. Door in dialoog met elkaar te gaan, wordt de vergadering niet alleen effectiever. Het verloopt ook veel prettiger.
1. Benoem eerst wat je ervaart, of ziet gebeuren, in het overleg.
Misschien zijn je collega’s niet gewend dat je benoemt wat er gebeurt, en leidt dat in eerste instantie tot ongemak. Dat geeft niets, want het brengt altijd een wending in de manier waarop de vergadering tot dat moment verliep. En vertrouw er maar op: vaak ben je niet de enige die het verloop tot op dat moment onbevredigend vond.
Dus raap de moed bij elkaar en spreek je uit. Laat je niet afschrikken door de eerste reactie die je krijgt.
In het voorbeeld waar ik zelf bij betrokken was – aan het begin van dit artikel – kreeg ik bijvoorbeeld de opmerking: ‘Wat doe je moeilijk?’. Dat kan in eerste instantie afschrikken. Maar zie zo’n reactie als mooie ingang om de dialoog te herstellen. Bijvoorbeeld door vervolgens te vragen: ‘Oh ja, wat vind je er moeilijk aan?’
2. Probeer de ander te begrijpen.
Welke reactie je ook krijgt, je kunt erop doorvragen. En dat is dan meteen de tweede stap. Probeer de ander te begrijpen. Voordat je zelf iets gaat zeggen, onderzoek je of je echt begrepen hebt wat het punt van de ander was.
Negen van de tien keer raakt het gesprek zo in een rustiger vaarwater en ontstaat er een mooie dialoog. Het is goed om het resultaat van die herstelde dialoog te benoemen. Zo wordt iedereen zich nog meer bewust van het effect van mét elkaar praten, in plaats van langs elkaar heen.
3. Maak afspraken over de wijze waarop jullie in het vervolg met elkaar willen overleggen.
Je kunt het overleg afsluiten door de vraag te stellen hoe jullie voortaan met elkaar willen overleggen.
Door die afspraken dan ook vast te leggen en ze bij volgende overleggen steeds weer naar voren te halen voorkom je dat naast elkaar gaat praten.
In menig MT-overleg dat ik begeleidde, ligt er nu een lijstje op tafel met een aantal steekwoorden die het gewenste overleg typeren. Zo blijven de afspraken levend en het overleg prettig én effectief.
Door te benoemen wat je waarneemt, te onderzoeken wat er speelt en te delen hoe jullie beter met elkaar kunnen overleggen neemt de kwaliteit van het overleg toe.
Het resultaat van mét elkaar praten in het werkoverleg
Door voortaan meer in dialoog te zijn tijdens jullie vergaderingen, zal het resultaat van die vergaderingen beter en prettiger zijn.
Door in dialoog te gaan, onderzoek je de verschillende standpunten en ideeën veel beter. Daardoor kun je ook het beste voorstel kiezen, en bijvoorbeeld niet het meest gehoorde.
De vergadering zal ook sneller verlopen. Door meer tijd te nemen om elkaar goed te begrijpen, voorkom je dat er in cirkeltjes gepraat wordt. Je voorkomt ook dat standpunten met net andere woorden herhaald worden. Of – sterker nog – dat mensen in discussie gaan met elkaar, terwijl ze het eigenlijk eens zijn.
En het belangrijkste: iedereen voelt zich meer gehoord, wat de onderlinge samenwerking verder verbetert.
De effectiviteit van het overleg wordt groter én iedereen voelt zich meer gehoord.
Regelmatig schrijf ik over leiderschap vanuit de menselijke maat en het bouwen van sterke teams. Thema’s als persoonlijk leiderschap, systemisch leiderschap, succesfactoren voor teams en visie-ontwikkeling komen aan de orde. Vind je het fijn om ze in de toekomst direct te lezen? Schrijf je hier in voor mijn maandelijkse inspiratiemailing.
